Ein RFP (Request for Proposal) ist eine formelle Aufforderung eines Auftraggebers an Anbieter, ein detailliertes Angebot für ein klar umrissenes Vorhaben einzureichen. Im Gegensatz zum RFI dient ein RFP nicht der Marktsondierung, sondern der konkreten Auswahl eines Anbieters auf Basis von Lösung, Preis und Leistungsfähigkeit.
Ein RFP wird verwendet, wenn der Auftraggeber das Problem versteht, aber konkurrierende Lösungsansätze prüfen möchte. Typische Inhalte sind Anforderungen, Bewertungskriterien, Vertragsbedingungen, Service-Level-Erwartungen und der gewünschte Zeitplan.
Ein RFI dient der unverbindlichen Marktrecherche. Ein RFQ konzentriert sich auf den Preis bei klar definierten Spezifikationen. Ein RFP verlangt einen vollständigen Lösungsentwurf inklusive Methodik, Team und Preis.
Erfolgreiche Antworten beginnen mit einer disziplinierten Bid/No-Bid-Entscheidung, einem strukturierten Compliance-Check gegen jede Anforderung und einer Wiederverwendung qualitätsgesicherter Antworten aus einer zentralen Wissensbibliothek.
Ein RFI dient der Marktrecherche und ist meist unverbindlich. Ein RFP fordert ein vollständiges, verbindliches Angebot zur konkreten Auswahl eines Anbieters auf Basis definierter Anforderungen und Bewertungskriterien.
Eine vollständige RFP-Antwort enthält ein Executive Summary, einen Compliance-Nachweis je Anforderung, den Lösungsansatz, Projektplan, Team- und Referenzprofile, kommerzielles Angebot sowie alle vom Auftraggeber geforderten Beilagen.
Der Aufwand hängt von Umfang, Abstimmungsbedarf, Reviewstufen und geforderten Beilagen ab. Für eine belastbare Planung sollten Teams eigene historische Daten nutzen. Software kann Suche, Wiederverwendung und Review unterstützen, ersetzt aber keine projektspezifische Aufwandsschätzung.