Sechs Prüffelder für eine bessere Bid-Auswahl, Wissenspflege, Zusammenarbeit und Auswertung. Ohne pauschale Ergebnisversprechen.
Win Rate fasst Auswahl, Angebotsqualität und Verfahrensdisziplin in einer Kennzahl zusammen. Sie wird erst aussagekräftig, wenn sie nach Segment und mit einer stabilen Definition gemessen wird. Dieser Beitrag beschreibt sechs Prüffelder, deren Wirkung jedes Team an der eigenen Ausgangslage messen sollte.
Bevor man optimiert, sollte man messen. Drei Fehler tauchen in fast jeder Win-Rate-Diskussion auf:
Eine saubere Aufschlüsselung sieht so aus: Win Rate nach Vertriebsregion, nach Auftraggebertyp (Bund / Kanton / Privat), nach Tender-Volumen (klein / mittel / gross) und nach Auftragsart (Erstauftrag / Folgeauftrag). Erst diese Aufschlüsselung zeigt, wo die Hebel wirklich greifen.
**Zu messen: vermiedener Aufwand und spätere Win Rate nach Segment.** Ein strukturierter Bid/No-Bid-Prozess macht sichtbar, warum eine Opportunity angenommen oder abgelehnt wurde.
Vier Kriterien strukturieren die Entscheidung: Firmenfit, Wettbewerbsdichte, strategische Relevanz und Ressourcenverfügbarkeit. Definieren Sie eine verantwortliche Person, eine Entscheidungsfrist und eine kurze Begründung. Tiefer dazu in unserem Beitrag [Bid/No-Bid: Vier Kriterien für eine nachvollziehbare Entscheidung](/ressourcen/blog/bid-no-bid-vier-kriterien).
**Zu messen: Zeit bis zum prüfbaren Erstentwurf und Korrekturaufwand.** Geprüfte Antworten können wiederverwendet werden, wenn Quelle, Owner und Reviewstatus bekannt sind.
Der Bid Manager passt jeden Baustein an Anforderung, Auftraggeber und Angebotskontext an. Deshalb werden Erstentwurfszeit und Zeit bis zur Freigabe getrennt gemessen.
**Zu messen: Zahl und Dauer interner Korrekturschlaufen.** Klare Rollen, Fristen und ein definierter Eskalationsweg machen Reviews planbar. Ob parallele oder sequenzielle Prüfung sinnvoll ist, hängt von Inhalt und Risiko ab.
Die Reviewentscheidung sollte an einem vereinbarten Ort dokumentiert werden. Protokollierungs-, Zugriffs-, Export- und Aufbewahrungsumfang müssen für das eingesetzte System bestätigt sein.
**Zu messen: umgesetzte Erkenntnisse und Win Rate nach vergleichbarem Segment.** Eine regelmässige Win/Loss-Analyse verbindet interne Auswertung, Auftraggeberfeedback soweit verfügbar und dokumentierte Hypothesen für künftige Tender.
Dokumentieren Sie Datenquelle, Stichprobe, Segment und Zeitraum. Nur so lässt sich beurteilen, ob eine Prozessänderung mit dem Ergebnis zusammenhängt.
**Zu messen: übersehene oder falsch klassifizierte Anforderungen.** Eine extrahierte Liste muss gegen das Original geprüft werden, besonders bei Querverweisen und impliziten Vorgaben.
Erfassen Sie zu jeder Anforderung Kontext, Klassifikation, Fundstelle und Nachweispfad. Mehr dazu in [KI im Tender: Wo sie hilft und wo Menschen prüfen müssen](/ressourcen/blog/ki-im-tender-wo-sie-zeit-spart-wo-sie-scheitert).
**Zu messen: formale Befunde vor Freigabe und Ausschlüsse nach Einreichung.** Fehlende Beilagen, Signaturen oder überschrittene Seitenlimits können ein Angebot gefährden.
Planen Sie eine formale Prüfung mit ausreichendem Korrekturfenster vor der Abgabe. Ein automatisierter Hinweis unterstützt dabei, ersetzt aber weder die Prüfung der Originalunterlagen noch die Freigabe durch die verantwortliche Person.
Die sechs Hebel sind nicht gleich wichtig. Eine Priorisierung nach Effekt und Investitionsaufwand:
Beginnen Sie mit Auswahlkriterien, Win/Loss-Auswertung und formaler Prüfung. Wissensbibliothek, Reviewablauf und automatisierte Analyse folgen auf einer stabilen Messbasis.
Definieren Sie zuerst Win Rate, Segmente und Ausgangszeitraum. Wählen Sie danach ein Prüffeld, legen Sie Messgrösse und Verantwortlichkeit fest und bewerten Sie die Änderung nach einem vereinbarten Zeitraum.
Win Rate = gewonnene Tender / qualifizierte und beantwortete Tender. Abgebrochene Verfahren, formal ausgeschlossene Eingaben und No-Bids zählen nicht zur Basis. Wer abgebrochene Verfahren in den Nenner einrechnet, verzerrt die Kennzahl nach unten.
Strikt nichts. Abgebrochene Verfahren sind weder gewonnen noch verloren, sondern nicht entschieden. Sie gehören in eine separate Kategorie der Pipeline-Auswertung, nicht in die Win-Rate-Statistik.
Beginnen Sie mit Bid/No-Bid. Messen Sie abgelehnte Opportunities, vermiedenen Aufwand und die spätere Win Rate nach Segment. Daraus ergibt sich, ob die Auswahlkriterien greifen.
Ja. Ausgangslage, Auftragsart, Datenqualität und Teamprozess beeinflussen die Wirkung. Zielwerte sollten aus der eigenen historischen Basis abgeleitet und mit Zeitraum sowie Stichprobe dokumentiert werden.