BöB, IVöB und revDSG für Bid-Teams kompakt erklärt. Schwellenwerte, Föderalismus-Logik, Datenschutzpflichten und EU-AI-Act-Schnittstellen.
Tender Compliance in der Schweiz ist ein Dreiklang aus Bundesgesetz für Bundesausschreibungen (BöB), interkantonaler Vereinbarung für Kantons- und Gemeindeauftraege (IVöB) und revidiertem Datenschutzgesetz (revDSG). Dazu kommen Schnittstellen zum EU AI Act, zur EU-DSGVO und zu branchenspezifischen Regelwerken. Dieser Leitfaden klärt die wichtigsten Pflichten kompakt und praktisch für Bid-Teams.
**BöB (Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen)**. Regelt Beschaffungen von Bund, bundesnahen Betrieben (SBB, Post, Swisscom) und Auftraggebern, die mehrheitlich öffentlich finanziert sind. Aktuelle Fassung seit 2021. Logik: einheitliches Bundesrecht, klare Schwellenwerte, Nachhaltigkeit als Kriterium gleichgewichtet mit Preis und Qualität.
**IVöB (Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen)**. Regelt Beschaffungen von Kantonen, Gemeinden und kommunalen Auftraggebern. Aktuelle Fassung seit 2021. Logik: weitgehend parallel zu BöB (das war das Kernziel der 2021-er Revision), aber mit kantonalen Verfahrens-Eigenheiten.
**revDSG (revidiertes Datenschutzgesetz)**. In Kraft seit September 2023. Schweizer Pendant zur EU-DSGVO mit ähnlichen Strukturen, aber spezifischen Schweizer Ausprägungen. Gilt sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, was in Tender-Bearbeitung praktisch immer der Fall ist.
Drei Bereiche, jeweils mit Schwellenwert. Über dem Schwellenwert sind öffentliche Verfahren mit SIMAP-Publikation Pflicht.
Unter den Schwellenwerten sind freihändige Verfahren oder Einladungsverfahren möglich.
Drei zusätzliche Konzepte sind relevant:
IVöB folgt seit 2021 weitgehend BöB-Logik. Wichtige Unterschiede:
Praktisch wichtig für Bid-Teams: Kantons-spezifische Submission-Formate. Manche Kantone fordern explizit kantonale Beilagen-Formulare, manche akzeptieren Bundes-Standards. Library-Einträge sollten kantonale Varianten reflektieren.
Sobald Tender-Dokumente personenbezogene Daten enthalten (Mitarbeitenden-CVs, Projektreferenzen mit Personennamen, Subunternehmer-Daten), greift revDSG. Vier Hauptpflichten:
**1. Verarbeitungsverzeichnis**. Jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist zu dokumentieren: Zweck, Datenkategorien, Empfänger, Aufbewahrungsfristen, Sicherheitsmassnahmen. Anbieter müssen das Verzeichnis auf Anfrage der Datenschutzbehörde vorlegen können.
**2. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)**. Wenn Sub-Auftragsverarbeiter (Cloud-Anbieter, KI-Tools, externe Bid-Manager) Daten verarbeiten, braucht es einen schriftlichen Vertrag, der Zweck, Dauer, Datenkategorien, Sicherheitsmassnahmen und Subunternehmer-Genehmigung regelt.
**3. Datenflussdokumentation**. Welche Daten gehen wohin, in welchem Land werden sie verarbeitet, über welche Schnittstellen, an welche Drittparteien? Bei Tender-Bearbeitung mit Cloud-Tools ist das eine vier- bis sechszeilige Tabelle pro Tool.
**4. Drittstaaten-Transfer**. Wenn Daten in Laender ausserhalb der Schweiz und ausserhalb der EU/EWR gehen, braucht es eine zusätzliche Rechtsgrundlage. Mit Standardvertragsklauseln (SCCs), Angemessenheitsbeschluss oder ausdruecklicher Einwilligung.
Die EU-DSGVO greift in zwei Fällen auch für Schweizer Anbieter:
Praktisch bedeutet das: Wer in der DACH-Region operiert, sollte Tender-Compliance an DSGVO-Niveau ausrichten. revDSG erfüllt fast alle DSGVO-Pflichten, mit kleinen Detail-Abweichungen (z.B. bei Datenverarbeitung im Beschaeftigungskontext, beim Profiling, bei Datenlecks).
Der EU AI Act, in Kraft seit 2024 mit gestaffelter Anwendung bis 2027, klassifiziert KI-Systeme in vier Risiko-Kategorien. Tender-Bearbeitung als interner Bid-Prozess landet in der Regel bei "limited risk", was Transparenzpflichten auslöst:
Für Schweizer Anbieter gilt der AI Act nicht direkt, hat aber Strahlwirkung: Wer in EU-Markt liefert oder mit EU-Auftraggebern arbeitet, muss die Pflichten einhalten. Saubere Praxis ist ohnehin AI-Act-konform.
Vor jeder Submission durchläuft das Bid-Team eine 12-Punkte-Checkliste. 24 Stunden vor Abgabe.
**Formal:**
**Inhaltlich:**
**Compliance:**
**Audit-Trail:**
Diese Checkliste schliesst eine ganze Verlust-Kategorie strukturell aus: formale Ausschlüsse durch banale Vergessen.
In bestimmten Branchen kommen zusätzliche Compliance-Schichten dazu:
Bid-Teams in regulierten Branchen sollten branchenspezifische Compliance-Blöcke in die Knowledge Library aufnehmen, mit Owner aus dem entsprechenden Fachgebiet.
Drei Entwicklungen sind beobachtenswert:
**KI-Pflichtangaben in Submissions**. Immer mehr Schweizer Auftraggeber fragen explizit nach KI-Nutzung im Bid-Prozess. Erwartet wird Transparenz, nicht Verzicht.
**Nachhaltigkeitskriterien gewinnen Gewicht**. CO2-Bilanz, Lieferketten-Compliance, Diversity-Kennzahlen werden in Submission-Fragebogen zunehmend gewichtet. Library-Einträge zu Nachhaltigkeit sind 2026 Pflicht.
**Datenresidenz-Fragen werden detaillierter**. "Wo wird gehostet?" reicht nicht mehr. Erwartet werden Antworten auf "Wo werden Backups gespeichert? Wo laufen AI-Inferenzen? Wo werden Logs aufbewahrt?". Präzise Antworten unterscheiden seriose von oberflaechlichen Anbietern.
**Compliance ist im Schweizer Beschaffungswesen 2026 ein Vertriebs-Asset, nicht ein Hindernis.** Anbieter, die BöB-Schwellenwerte, IVöB-Variationen, revDSG-Pflichten und AI-Act-Implikationen souveraen beantworten, gewinnen Tender. Anbieter, die in der Compliance-Sektion ungeklaert oder oberflaechlich antworten, verlieren sie. Die Investition in saubere Library-Einträge zu Compliance-Themen amortisiert sich pro Tender innerhalb der ersten zwei Verwendungen.
Bund (BöB): Lieferungen und Dienstleistungen ab CHF 230'000, Bauleistungen Hauptauftrag ab CHF 8'700'000, Bauleistungen Nebenauftrag ab CHF 230'000. Kantone (IVöB): Schwellenwerte variieren leicht, im offenen Verfahren typisch CHF 250'000 für Lieferungen und Dienstleistungen, CHF 500'000 für Bauleistungen. Aktuelle Werte immer in der jeweiligen Verordnung prüfen.
Vier Hauptpflichten: Verarbeitungsverzeichnis führen, Auftragsverarbeitungsverträge mit Sub-Anbietern abschliessen, Datenflussdokumentation erstellen, Drittstaaten-Transfer rechtssicher gestalten. Das gilt sobald personenbezogene Daten in Tender-Dokumenten verarbeitet werden, was schon bei Mitarbeitenden-CVs der Fall ist.
Direkt nur, wenn Sie in EU-Markt liefern oder mit EU-basierten Auftraggebern arbeiten. Indirekt setzt er aber den Best-Practice-Standard, dem auch Schweizer Auftraggeber zunehmend folgen. Saubere KI-Nutzung sollte EU-AI-Act-konform sein, auch wenn keine direkte Pflicht besteht.
Drei typische Fragen: Wo werden Daten gehostet? Welche Sub-Auftragsverarbeiter sind involviert? Wie wird die Mitarbeitenden-Kontrolle über Datenzugriff gestaltet? Bereiten Sie Standard-Antworten in Ihrer Knowledge-Library vor, mit Quellennachweis auf Vertragsunterlagen.
BöB und IVöB werden alle 3 bis 5 Jahre revidiert (letztes grosses Update 2021), Schwellenwerte alle 2 Jahre durch Verordnung angepasst. revDSG wurde 2023 grundsaetzlich revidiert und ist seitdem stabil. EU AI Act tritt gestaffelt bis 2027 in Kraft.
Drei Rollen teilen sich die Verantwortung: Bid Manager für Submission-Compliance (Format, Beilagen, Antwortvollstaendigkeit), Legal für Vertragsklauseln und Datenschutz, CISO für Sicherheit und Audit-Trails. Library-Owner stellt sicher, dass Compliance-Antworten in der Library aktuell sind.
BöB regelt Bundesausschreibungen, IVöB regelt Kantons- und Gemeindeausschreibungen. Beide folgen seit 2021 weitgehend parallelen Logiken (vergleichbare Schwellenwerte, Nachhaltigkeits-Kriterien, Lebenszykluskosten). Die Detail-Verfahrens-Praxis variiert kantonal.
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