Win/Loss-Analyse als Quartalsritual. Datenmodell, Interview-Templates, Dashboard-Taxonomie und wie Sie aus Verlusten systematisch Erkenntnisse gewinnen.
Win/Loss-Analytics verbindet Vergabeergebnisse mit dokumentierten Erkenntnissen und konkreten Änderungen. Dieser Leitfaden beschreibt ein Datenmodell, Interviewfragen, eine Taxonomie und einen möglichen Auswertungsrhythmus.
Bevor man analysiert, sollte man messen. Drei Fehler tauchen in fast jeder Win-Rate-Diskussion auf:
Saubere Definition:
`Win Rate = gewonnene Tender / qualifizierte und beantwortete Tender`
Mit klaren Ausschlüssen: abgebrochene Verfahren sind nicht entschieden und gehören in eine separate Kategorie. No-Bids sind nicht beantwortet und gehören nicht zur Berechnung.
Drei Tabellen reichen für den Start:
**Tabelle 1: Tender**. Pro Tender ein Datensatz mit:
**Tabelle 2: Bid-Aufwand pro Tender**. Pro Tender:
**Tabelle 3: Win/Loss-Erkenntnisse**. Pro Verlust:
Auftraggeber-Interviews liefern die wertvollsten Erkenntnisse, sind aber nicht in jedem Verfahren möglich. Drei Settings:
**Privat-Tender mit beziehungsbasiertem Auftraggeber**. Fragen Sie nach Abschluss des Verfahrens, sofern Vertrag und Beziehung dies erlauben. Dokumentieren Sie Rolle, Zeitpunkt und Grenzen des Gesprächs.
**SIMAP-Verfahren mit öffentlicher Begründung**. Schweizer Behörden begründen Vergabeentscheide oft schriftlich. Diese Begründungen sind systematisch zu sammeln und auszuwerten, auch ohne separates Interview.
**SIMAP-Verfahren ohne Detailbegründung**. Selten, aber möglich. Hier hilft nur die interne Selbstauswertung. Bid-Team rekonstruiert Hypothesen, dokumentiert sie, prüft im nächsten vergleichbaren Tender, ob die Hypothese sich bestätigt.
**Interview-Template** (15 Fragen):
1. Was waren die zwei bis drei Hauptkriterien Ihrer Vergabeentscheidung? 2. Wie war unsere Antwort im Vergleich zur Konkurrenz inhaltlich? 3. Wie war unsere Antwort sprachlich und in der Tonalität? 4. Hat eine spezifische Anforderung den Ausschlag gegeben? Welche? 5. Hat das Pricing Ihre Entscheidung beeinflusst, wenn ja wie? 6. Was hätten wir anders machen sollen, um zu gewinnen? 7. Welche unserer Aussagen haben Sie überzeugt? 8. Welche unserer Aussagen haben Sie skeptisch gemacht? 9. Wie war das Submission-Format gegenüber den Mitbewerbern? 10. Wenn Sie unsere Antwort in einem Wort beschreiben müssten, was wäre es? 11. Welcher Aspekt unserer Antwort fehlt oder war zu kurz? 12. Welcher Aspekt war zu lang oder überflussig? 13. Würden Sie uns in einem ähnlichen Tender wieder einladen? 14. Was sollten wir als Anbieter strukturell verbessern? 15. Gibt es etwas, was Sie uns sonst noch sagen möchten?
15 Fragen sind viel, aber das Format ist als Toolbox zu verstehen, der Interviewer wählt situativ aus.
Drei Klassifikationsachsen strukturieren die Win/Loss-Analyse:
**Achse 1: Verlusthauptursache** (taxonomisch, mit fester Liste):
**Achse 2: Kategorieverteilung über Quartale**. Visuelle Darstellung, in welchen Kategorien Verluste sich häufen. Wenn 60 Prozent der Verluste auf Pricing zurückgehen, ist das ein anderer Hebel als wenn 60 Prozent inhaltlich entstehen.
**Achse 3: Auftraggebertyp und Branchenmuster**. Win Rate variiert oft stark zwischen Bund, Kanton, Privat. Die Ursachen unterscheiden sich entsprechend.
Die folgende Agenda ist ein Planungsbeispiel und wird an Tender-Volumen und verfügbare Daten angepasst:
**Bestandteil 1: KPI-Review (30 Minuten)**. Bid Manager präsentiert Win Rate (gesamt und segmentiert), Bid-Aufwand, durchschnittliche Auftragsgrösse, Time-to-Submission. Über drei Quartale wird der Trend sichtbar.
**Bestandteil 2: Verlustanalyse (30 Minuten)**. Welche Verluste haben sich gehäuft? Welche Hauptursachen tauchen auf? Welche Lessons Learned sind entstanden? Welche Library-Updates wurden umgesetzt?
**Bestandteil 3: Hypothesenvalidierung (15 Minuten)**. Im letzten Quartal aufgestellte Hypothesen ("Wir verlieren in der Region X, weil ..."). Hat sich die Hypothese bestätigt? Welche neuen Daten widersprechen?
**Bestandteil 4: Nächste Schritte (15 Minuten)**. Welche zwei bis drei Aktionen ergeben sich für das nächste Quartal? Wer treibt sie? Wann werden sie überprüft?
Wichtig: Quartalsritual ist Pflichttermin für Bid Manager, Sales-Lead und Library-Owner. Geschäftsführung mindestens einmal pro Halbjahr.
Drei Audience-Layer brauchen unterschiedliche Reports:
**Bid-Team-internes Reporting** (wöchentlich oder zweiwöchentlich). Detaillierte Pipeline-Ansicht, offene Tender-Aufwände, nächste Submissionen. Operative Steuerungsbasis.
**Sales- und Geschäftsleitungs-Reporting** (monatlich). KPI-Dashboard mit Win Rate, Auftragsvolumen, Bid-Aufwand. Trendlinien über 12 Monate. Eine Seite für Schnellentscheider.
**Strategisches Reporting** (quartalsweise). Tiefer Win/Loss-Schnitt, Lessons-Learned-Sammlung, nächste Aktionen. 5 bis 10 Seiten für strategische Entscheidungen.
Drei Fehler, die Win/Loss-Analytics regelmässig ineffektiv machen:
**Anti-Pattern 1: Verlust ohne dokumentierte Auswertung**. Ohne Ursache, Quelle und Folgemassnahme lässt sich der Fall später nicht mit ähnlichen Tendern vergleichen.
**Anti-Pattern 2: Lessons Learned werden nicht in Library-Updates übersetzt**. Erkenntnis ohne Konsequenz ist Theater. Jede Win/Loss-Erkenntnis muss zu einer konkreten Änderung führen: ein Library-Eintrag wird überarbeitet, ein Prozessschritt wird angepasst, ein Stakeholder-Voting wird ergänzt.
**Anti-Pattern 3: Sales-Lead führt das Interview**. Sales hat zu viel emotionales Investment im Tender. Bid Manager filtert weniger, hört ehrlicher zu, dokumentiert objektiver.
Eine Auswertung ist erst nützlich, wenn sie zu einer verantworteten Prozess- oder Wissensänderung führt. Halten Sie Hypothese, Massnahme, Segment und Prüfzeitraum fest, damit die Wirkung später beurteilt werden kann.
Das hängt von Tender-Volumen, Rücklauf und Segmentierung ab. Dokumentieren Sie Stichprobe, Gesprächspartner, Zeitraum und offene Lücken, bevor Sie Muster ableiten.
In öffentlichen Verfahren ist das oft Standard. Dann: interne Auswertung mit dem Bid-Team intensivieren, öffentliche Vergabebegründung lesen, mit Mitbewerbern auf neutralem Boden austauschen wo möglich. Prüfen Sie auch SIMAP-Zuschlagsbegründungen systematisch.
Wählen Sie eine Person, die strukturiert fragt, Antworten unverfälscht dokumentiert und mögliche Interessenkonflikte offenlegt. Das kann je nach Organisation Bid Management, Sales Operations oder eine neutrale Moderation sein.
Im Reifegrad 1 reicht Excel mit klarer Taxonomie. Ab Reifegrad 2 lohnt sich ein Dashboard-Tool (Looker, Metabase, Power BI). Für Bid-Teams in Tendaro ist Bid Pulse das integrierte Analytics-Modul.
Das lässt sich ohne Datenbasis nicht seriös zusagen. Definieren Sie vorab Segment, Vergleichszeitraum, Mindeststichprobe und die Prozessänderung, deren Wirkung geprüft werden soll.
Messen Sie Win Rate nach vergleichbarem Segment, umgesetzte Prozess- oder Library-Änderungen und wiederkehrende Fehler. Zielwerte werden aus der eigenen historischen Basis abgeleitet.
Häufige Themen sind fachliche Differenzierung, formale Rückfragen, Preisargumentation und fehlende Nachweise. Die tatsächliche Verteilung muss aus den dokumentierten Fällen des eigenen Teams ermittelt werden.